Ressources : Témoignages de clients
Une première étape importante d'un programme de transformation de l'entreprise
Le partage numérique des fiches de paie a permis à RB Somerville de réduire facilement ses coûts salariaux de 15 %.
Les fruits à portée de main de la transformation
En 2020, Paul Markovsky, expert en transformation des entreprises, a rejoint RB Somerville, un leader canadien des services publics et des infrastructures énergétiques. Sa principale mission ? Réaliser d'importants gains d'efficacité.
Il n'a pas fallu longtemps à Paul pour repérer la première opportunité.
Somerville envoyait par courrier électronique et publiait des bulletins de paie à environ 1 000 employés sur des sites de travail à travers le Canada - des grandes villes aux sites isolés dans la région montagneuse de l'Alberta. Le risque de perte ou d'interception de ces informations confidentielles était permanent.
Pendant ce temps, le service des salaires, qui compte six personnes, est débordé. Chaque semaine, il devait imprimer les fiches de paie et déterminer comment les distribuer aux différents sites. Pour Paul, il était clair que Somerville devait trouver une meilleure solution.
C'est alors qu'il a découvert Payreq. Quelques mois plus tard, les bulletins de paie de Somerville n'étaient plus envoyés par la poste ou par courrier électronique. Chaque membre de l'équipe avait accès à tout moment à ses documents de paie. Et le service de paie ne perdait plus de temps à gérer l'impression, le courrier et la logistique des courriels. Pendant ce temps, Somerville réalisait une économie incroyable de 15 % sur ses coûts salariaux.
Mais l'aspect le plus frappant de l'histoire de Somerville est sans doute la facilité avec laquelle il est possible de lancer la transformation d'une entreprise en appliquant les bonnes solutions numériques au bon problème.
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Les douleurs et les tensions du courrier électronique et postal
Depuis plus de 60 ans, RB Somerville installe et entretient des infrastructures telles que des oléoducs, des gazoducs et des systèmes de services publics. À tout moment, jusqu'à 1 000 membres de l'équipe, dont beaucoup ont des contrats à court terme, travaillent sur des projets dans tout le Canada.
Dès que Paul - ceinture noire Lean Six Sigma pour l'amélioration des processus - a rejoint l'équipe de Somerville, il a commencé à travailler avec la direction pour trouver des possibilités d'optimiser les processus.
Il explique : "Il a tout de suite été évident que la distribution des fiches de paie devait changer. Nos employés étaient souvent basés dans de petits camps installés à proximité de projets dans des endroits reculés. Parfois, nous envoyions les fiches de paie par courrier. D'autres fois, nous devions les envoyer par courrier électronique aux chefs de chantier qui les imprimaient et les distribuaient.
"Ce n'était pas une façon sûre de traiter des informations confidentielles.
L'équipe chargée de la paie a également dû envoyer certaines fiches de paie au domicile des personnes par courrier postal. Les différentes méthodes d'envoi représentent un travail administratif considérable. Il faut ajouter à cela les mercredis après-midi consacrés à l'impression des bulletins de paie, à la détermination du mode de livraison à utiliser pour chaque personne et à l'organisation de la logistique. Le coût pour Somerville était important.
