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Le conseil qui a cédé le contrôle aux contribuables
Des coûts réduits, un meilleur service et des contribuables plus heureux. Comment une collectivité locale tournée vers l'avenir a transformé ses opérations de collecte des taxes - en donnant le pouvoir aux citoyens.
Une nouvelle approche de la collecte des taux
Les municipalités du monde entier dépensent des sommes considérables pour le recouvrement des impôts. De l'envoi des avis d'imposition à l'assistance à la clientèle, en passant par les actions en justice pour dettes impayées, il s'agit d'une lourde charge qui, en fin de compte, doit être payée par les contribuables eux-mêmes.
Inévitablement, les efforts de recouvrement des taxes ne peuvent jamais être couronnés de succès. Les conseils municipaux ont tendance à se voir réclamer des sommes considérables qu'ils ne pourront jamais récupérer auprès des contribuables, qu'il s'agisse de particuliers ou d'entreprises. Et n'oublions pas que les impôts impayés sont de plus en plus souvent une source de dettes pour les personnes confrontées à des difficultés économiques.
Mais un conseil municipal a récemment constaté les effets transformateurs de l'octroi aux citoyens et aux entreprises du contrôle de l'environnement. le contrôle sur le processus de paiement des taxes. Le conseil municipal de Willoughby, en Nouvelle-Galles du Sud (Australie), a constaté que les citoyens et les entreprises ont commencé à payer non seulement à temps, mais aussi plus tôt. plus tôt. Les coûts liés au recouvrement, à l'administration et au service à la clientèle ont chuté.
Voici l'histoire édifiante du conseil municipal de Willoughby, où une simple mise en œuvre technologique a permis de responsabiliser les contribuables et d'améliorer l'efficacité de la collecte des taxes.
Une ambition simple : Responsabiliser les contribuables
Plus les conseils peuvent collecter efficacement les taxes, mieux ils peuvent s'occuper de nos espaces partagés, de nos écoles et des personnes les plus vulnérables de la société. Fort de ce constat, le conseil municipal de Willoughby s'est doté d'une vision claire. Il voulait que ses équipes passent plus de temps à aider les communautés pour lesquelles elles travaillent qu'à courir après les taxes.
La poste - coûteuse et peu fiable
Les municipalités du monde entier sont bien conscientes des faiblesses des méthodes traditionnelles d'acheminement des demandes de tarifs. La poste est extrêmement inefficace, tant pour les citoyens que pour le conseil lui-même. Elle est lente, peu fiable et coûteuse. Les lettres se perdent. Les lettres ne sont pas ouvertes. Par ailleurs, la logistique de l'impression en masse est infiniment compliquée. Lorsque votre tâche consiste à collecter les impôts de centaines de milliers de personnes et d'entreprises, la poste n'est pas votre amie.
Le courrier électronique - une menace pour la sécurité
L'envoi d'avis par courrier électronique est bien sûr moins coûteux que l'envoi par la poste, avec une logistique moins compliquée. Cependant, il n'est pas toujours fiable. Les courriers électroniques se perdent dans des boîtes de réception surchargées et sont à la merci de filtres anti-spam trop zélés. Il n'est donc pas étonnant que les contribuables aient tendance à les oublier.
Mais le véritable éléphant dans la boîte de réception est le problème de la sécurité. Avec la prolifération des cybermenaces, il devient de plus en plus inapproprié pour un organisme responsable tel qu'un conseil municipal de demander aux citoyens de cliquer sur des liens hypertextes ou de télécharger des pièces jointes pour accéder à des documents.
La recherche du contrôle
Mais au-delà des courriers électroniques et postaux, le vrai problème que le conseil de Willoughby voulait résoudre était l'absence d'agence et de contrôle des contribuables sur le processus. Il n'existait tout simplement pas de moyen d'accéder aux informations relatives à leurs tarifs et de les organiser.
Qu'ils reçoivent leur avis d'imposition du conseil municipal de Willoughby annuellement ou trimestriellement, certains contribuables perdent régulièrement des informations ou oublient de payer.
Le conseil municipal de Willoughby, comme tous les conseils municipaux, savait que le développement de sa propre application serait un gouffre financier et qu'il n'y aurait que peu ou pas de chances que les contribuables s'y intéressent. Mais que se passerait-il s'ils pouvaient partager des informations dans un espace numérique sûr et sécurisé ? Un endroit où les contribuables peuvent facilement accéder aux informations et s'y référer à tout moment - et mettre en place des paiements automatiques ?
Payreq est une plateforme de facturation, de paiement et d'accès à l'information utilisée par de grandes entreprises et des organismes publics dans le monde entier.
Une mise en œuvre simple
Il a fallu deux jours au conseil municipal de Willoughby pour intégrer Payreq à ses systèmes de tarification et à ses données. Aucun codage n'a été nécessaire. Ensuite, Glenn et son équipe ont informé les contribuables de la nouvelle façon simple de payer les taxes et de prendre le contrôle complet de toute la documentation associée.
Les contribuables ont simplement cliqué sur un lien Payreq pour créer un compte. Ils pouvaient ensuite mettre en place des paiements automatisés et accéder à tout moment aux avis de tarifs, aux relevés et à l'historique des paiements via le portail en ligne Payreq ou l'application Payreq (disponible en téléchargement sur les boutiques d'applications IOS ou Android).
Les contribuables peuvent également demander à Payreq de partager les avis d'imposition via leur logiciel de comptabilité ou une application bancaire. Les gestionnaires immobiliers ont été particulièrement impressionnés, car cela leur permettait de gérer la facturation et les paiements pour plusieurs biens en un seul endroit
"La migration s'est très bien déroulée. Elle s'est déroulée sans problème. Payreq a été très proactif pour inciter les agents immobiliers à s'inscrire."
- Glenn Fitzgerald - Conseil municipal de Willoughby
Amélioration du recouvrement et accélération des paiements
Lorsque le conseil municipal de Willoughby est passé à Payreq, le nombre de contribuables ayant choisi les avis numériques est passé de 7 % à 20 % en quelques semaines. Il s'agit là d'une victoire rapide et importante. Selon Glenn, lorsque les contribuables passent de l'imprimé au numérique, ils "reçoivent leurs avis beaucoup plus rapidement, ce qui signifie qu'ils ont tendance à payer plus tôt".
Les administrateurs de biens paient aussi beaucoup plus vite. Lors du blocage du coronavirus en 2020, de nombreux agents immobiliers n'étaient pas à leur bureau et le passage au numérique s'est fait rapidement. Depuis, les factures sont payées beaucoup plus rapidement.
"Nous avons changé d'imprimeur d'avis tarifaires en même temps, et Payreq et la société de courrier travaillent bien ensemble. Le service est toujours excellent lorsque nous en avons besoin."
- Glenn Fitzgerald - Conseil municipal de Willoughby
Une opération transformée pour l'équipe de Willoughby
Les avantages pour les contribuables se traduisent par des avantages encore plus importants pour le conseil municipal de Willoughby. Par exemple, le Conseil de Willoughby
Audit et analyse faciles
La piste d'audit est on ne peut plus simple. L'équipe peut désormais suivre, mesurer et analyser les paiements et les tendances.
Certitude de livraison
La certitude et la clarté règnent quant à la question de savoir si les contribuables ont accédé à leurs avis.
Réduction de la charge de soutien
Les contribuables ayant le contrôle de leurs paiements, le nombre de tickets d'assistance à la clientèle diminue considérablement. Pendant ce temps, Payreq traite tous les problèmes techniques directement avec les clients.
Simplicité de paiement
Il n'est pas nécessaire de gérer les paiements, de collecter et de stocker les données de paiement, ni de gérer les transactions refusées par les utilisateurs de Payreq.
Réduction de l'empreinte carbone
L'impression et l'affichage d'un moins grand nombre d'avis se traduisent par une réduction significative de l'empreinte carbone.
S'adapter aux besoins des clients
Payreq s'est intégré au service de publipostage du conseil municipal de Willoughby, de sorte que les contribuables qui ont choisi de recevoir des factures papier ont pu continuer à le faire. Payreq a également repris la gestion des adresses électroniques des clients de l'équipe de Glenn pour ceux qui ne se sont pas inscrits à Payreq.
