Ressources : Témoignages de clients
Rationalisation de la paie pour plus de 5 000 travailleurs
Comment l'équipe de la paie de Kal Tire Canada a mis les membres de son équipe à portée de main
Marcher dans les chaussures des autres
Mettez-vous à la place de Ron, qui entretient les pneus des véhicules miniers dans une région éloignée du Canada, loin de sa jeune famille. Il est important qu'il surveille attentivement ses finances, mais il reconnaît que, compte tenu de son emplacement, il lui faut du temps pour recevoir ses relevés de paie du centre administratif de Kal Tire en Colombie-Britannique.
Mettez-vous maintenant à la place de Joanne, qui a travaillé dans l'industrie du pneu au Canada pendant la majeure partie de sa vie d'adulte. Chaque année, elle travaille chez Kal Tire en tant que membre de l'équipe saisonnière, puis dans d'autres entreprises pendant la saison morte. Garder la trace de tous les documents relatifs à sa rémunération est un véritable défi.
Enfin, il faut tenir compte des responsabilités de l'équipe chargée de la paie, qui doit veiller à ce que Joanne, Ron et des milliers d'autres membres de leur équipe (dont certains se trouvent dans des endroits éloignés) reçoivent régulièrement et en toute sécurité les informations relatives à la paie dont ils ont besoin. Le courrier électronique n'est pas suffisamment sécurisé pour être une option, tandis que la perspective de mettre en œuvre un nouveau système de paie numérique peut ressembler à un cauchemar logistique. L'impression manuelle et l'envoi par la poste semblent donc être les seules options viables. Mais il existe une alternative...
Voici l'histoire de Kal Tire qui a trouvé en Payreq une solution qui a changé la donne.
Gestion de la paie pour un personnel complexe
Kal Tire Canada est l'un des plus grands détaillants indépendants de pneus au Canada, l'un des plus grands détaillants de pneus commerciaux en Amérique du Nord et un chef de file international en matière de service et d'approvisionnement de pneus dans l'industrie minière. Son équipe de paie canadienne s'occupe d'une main-d'œuvre canadienne qui fluctue entre 5 000 et 6 500 personnes, selon la période de l'année.
La nature et la taille de l'entreprise et de la main-d'œuvre de Kal Tire posent à l'équipe de la paie des défis en matière de communication et d'administration. Comme Ron, de nombreux membres de l'industrie minière canadienne travaillent loin de leur domicile, dans des régions éloignées. Et comme Joanne, de nombreux membres de l'équipe vont et viennent en fonction des besoins saisonniers.
Les défis du courrier et du courriel
Pendant des années, l'équipe chargée de la paie a imprimé et distribué manuellement les fiches de paie, les documents fiscaux et d'autres informations relatives à la paie pour les membres de l'équipe. Cela signifiait que les fiches de paie étaient généralement envoyées par courrier aux magasins et par la poste au domicile des membres de l'équipe pour ceux qui travaillaient dans des lieux éloignés. L'équipe chargée de la paie n'a jamais été totalement à l'aise avec les risques de sécurité que ce processus présentait. Cela signifiait également que les membres de l'équipe travaillant sur des sites distants devaient attendre avant de pouvoir accéder à leurs informations salariales à leur domicile. En outre, le service du courrier devait créer une liste distincte de personnes nécessitant l'envoi de leurs fiches de paie par la poste.
Lisa Murray, responsable de la paie et des avantages sociaux chez Kal Tire, explique : "Cela prenait beaucoup de temps. Et en termes de budget et de ressources, le coût de l'impression et de l'envoi était énorme".
Cependant, l'envoi d'informations par courrier électronique n'était pas une option viable, selon Lisa. "À notre avis, le courrier électronique n'est pas un canal suffisamment sûr pour partager des informations confidentielles sur les salaires. De plus, nous constatons que de nombreux courriels ont tendance à être renvoyés, car nous ne disposons pas toujours des coordonnées électroniques les plus récentes des membres de notre équipe".
"À notre avis, le courrier électronique n'est pas un canal suffisamment sûr pour partager des informations confidentielles sur les salaires.
- Lisa Murray, Responsable de la paie
Une perte de temps et de ressources
Avec un effectif aussi important, l'équipe répondait quotidiennement à des demandes de partage de fiches de paie ou de relevés d'imposition actuels et antérieurs, ainsi que de calcul des heures travaillées. De plus, à la fin de chaque année fiscale, des milliers de T4 (résumés fiscaux canadiens) devaient être envoyés aux domiciles des membres de l'équipe au Canada. Lisa raconte : "À cette époque, nous envoyions les T4 au domicile des membres de l'équipe et nous en recevions beaucoup en retour parce que nous n'avions pas mis à jour les adresses.
Kal Tire savait que le passage au numérique était la solution et a passé des années à essayer de trouver une solution qui répondrait aux besoins de son entreprise et de son personnel, et qui pourrait être facilement mise en œuvre.
Se tourner vers Payreq
En 2021, Kal Tire a pris un tournant décisif. Un membre de l'équipe a entendu parler du partenariat de Postes Canada avec un fournisseur SaaS appelé Payreq, qui offrait un accès en ligne sécurisé aux documents. Lisa raconte : "Nous nous sommes renseignés et avons constaté que Payreq pourrait nous convenir. La sécurité qu'il offre a été un facteur déterminant. La simplicité était également importante : il n'était pas nécessaire de donner des instructions complexes aux membres de l'équipe. Il n'y avait pas de bruit supplémentaire.
"La décision a été facilitée par la réactivité de l'équipe de Payreq à nos demandes d'information. Ils nous ont aidés avec des plans d'intégration avant même que nous ayons pris la décision de choisir la plateforme que nous devions utiliser."
