Le coût croissant de l'utilisation du papier : pourquoi les entreprises doivent repenser la manière dont elles envoient les notifications

La dernière augmentation des frais d'affranchissement d' Australia Post a fait les gros titres, et pour cause. Depuis le 17 juillet 2025, le coût de l'envoi d'une petite lettre de base est passé de 1,50 $ à 1,70 $. Cela représente une augmentation de plus de 13 %. Si cette augmentation peut sembler modeste par lettre, elle a un impact considérable sur les entreprises qui émettent des dizaines de milliers d'avis chaque année, comme les conseils municipaux et les services publics.

Bien entendu, la plupart des conseils ne paient pas les tarifs de détail. Ils utilisent généralement des services commerciaux en vrac, qui sont assortis de remises basées sur le volume de dépôt, les codes-barres et le tri. Mais le hic, c'est que ces remises s'appliquent désormais à un prix de base plus élevé. En termes réels, cela signifie que les conseils paient plus par article, même s'ils envoient des courriers de manière efficace.

Par exemple, un conseil qui payait auparavant environ 0,80 $ par avis peut maintenant payer plus près de 0,91 $. Sur 100 000 envois, cela représente 11 000 dollars de plus par an, simplement pour envoyer le même avis au même ménage dans la même enveloppe.

Et ce n'est pas seulement une question d'argent.

Le courrier en nombre repose sur de longs délais de production, des règles de mise en lots et une flexibilité minimale. Il n'y a pas de livraison le jour même. Il n'y a pas de suivi. Vous n'avez pas de pistes d'audit. Et une fois que vos avis sont confiés à Australia Post, personne ne sait quand ils arriveront - ou s'ils arriveront tout court.

À une époque où les habitants s'attendent à avoir accès à presque tout en temps réel, le courrier papier - quelle que soit l'efficacité avec laquelle il est préparé - est de plus en plus dépassé.

Un carrefour pour les conseils et les services publics

La manière dont les organisations fournissent des informations aux contribuables a certainement évolué au cours de la dernière décennie. BPAY View a ouvert la voie à la diffusion numérique en permettant de recevoir les avis directement dans le cadre des services bancaires en ligne. Mais comme des banques telles qu'ANZ sont en train de déclasser complètement BPAY View, les municipalités sont confrontées à un choix critique.

Elles peuvent soit revenir à l'envoi d'avis papier aux résidents qui les recevaient auparavant sous forme numérique, soit profiter de l'occasion pour moderniser leur infrastructure de distribution.

Pour tenter de combler cette lacune, de nombreux conseils ont introduit la livraison par courrier électronique. Il s'agit d'une solution facile à mettre en œuvre et qui répond aux préférences numériques de base. Mais c'est aussi une solution à long terme peu convaincante.

Le courrier électronique manque de certitude quant à la livraison, expose les informations personnelles à l'hameçonnage et à l'interception et n'offre aucun contrôle une fois que le message a quitté le serveur. Les filtres anti-spam, les boîtes de réception partagées et les adresses obsolètes en font un canal peu fiable pour les communications essentielles.

C'est pourquoi il ne devrait pas être la fin du jeu. Il s'agit d'un correctif, pas d'une plateforme.

Arguments en faveur d'une livraison numérique sécurisée

C'est là qu'interviennent les plateformes de boîtes aux lettres numériques sécurisées telles que Payreq. Ces plateformes reproduisent et étendent les meilleurs éléments de BPAY View - accès sécurisé, archivage de documents, horodatage numérique et préférences gérées par l'utilisateur - tout en offrant encore plus de flexibilité.

Les résidents reçoivent leurs avis dans une boîte aux lettres protégée, accessible en ligne ou via une application. De là, ils peuvent consulter, stocker et télécharger les avis. Ils peuvent même les transférer à leur adresse électronique s'ils le souhaitent vraiment.

Les organisations en profitent également. Pas d'impression. Pas d'enveloppes. Pas d'affranchissement. Pas de retard. Juste une livraison rapide et traçable et une réduction des frais généraux du service clientèle.

Plus qu'un changement de format, il s'agit d'un changement de contrôle.

Les municipalités et les entreprises de services publics ont une meilleure visibilité sur ce qui a été livré et à quel moment. Les habitants bénéficient d'une expérience utilisateur similaire à celle qu'ils attendent des banques, des assureurs et des services publics. Enfin, les données des contribuables sont protégées par des protocoles de sécurité à plusieurs niveaux et ne sont pas laissées en suspens dans la boîte de réception de quelqu'un.

La priorité au numérique n'est pas seulement rentable, elle est aussi à l'épreuve du temps

Certains conseils municipaux et services publics ont déjà fait du numérique leur option par défaut, en inscrivant activement les contribuables à la livraison sécurisée et en supprimant progressivement le papier. D'autres testent des stratégies d'adhésion ou incluent des instructions numériques dans leurs avis papier afin de stimuler l'adoption du numérique.

Ce qu'ils ont tous en commun, c'est le désir de réduire les déchets, d'offrir une meilleure expérience et d'éviter le piège de l'augmentation des coûts du courrier.

Car voici la vérité : Australia Post n'est pas finie. À mesure que les volumes de lettres diminuent, les frais d'affranchissement continuent d'augmenter. C'est ainsi que fonctionnent les réseaux à coûts fixes. Et les conseils qui continuent à dépendre du courrier physique continueront à en absorber l'impact, année après année.

Dans ce contexte, l'augmentation de 2025 juillet n'est pas seulement une question budgétaire. C'est un tournant.

Pour les communes qui envoient encore des dizaines ou des centaines de milliers d'avis papier chaque année, il est temps de cesser de considérer la livraison numérique comme un avantage. Il s'agit d'un élément essentiel de la prestation de services, plus rapide, moins coûteux et plus sûr que le papier ne le sera jamais.

Ainsi, alors que votre prochaine série d'avis est peut-être déjà dans le bac à courrier, votre stratégie à long terme doit se situer à un tout autre endroit : dans la boîte aux lettres qui se trouve sur le téléphone de vos résidents, et non dans leur boîte aux lettres.

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