Une manière plus intelligente de gérer les communications de la copropriété

Les gestionnaires de strates n'ont pas la tâche facile. Vous devez traiter avec les propriétaires, les locataires, les prestataires de services et les autorités de réglementation, tout en essayant de faire en sorte que vos immeubles fonctionnent bien et que vos communautés soient satisfaites.

Mais une grande partie du rôle se résume à une chose : la communication.

Les avis doivent être envoyés. Les prélèvements doivent être collectés. Les rapports doivent être stockés. Et lorsque les choses tournent mal, la question est toujours la même : "Qui savait quoi, et quand ?"

Pour de nombreux responsables, ce processus repose encore sur des lettres papier, des courriels en masse ou des portails auxquels personne ne se souvient de se connecter. C'est compliqué, cela prend du temps et c'est risqué. Si un avis disparaît ou si un paiement est retardé, les retombées peuvent être considérables, tant sur le plan financier que juridique.

Le problème des systèmes dispersés

À l'heure actuelle, la plupart des communications des strates passent par des canaux multiples et déconnectés les uns des autres :

• Prélèvements envoyés par la poste ou par courrier électronique.
• Procès-verbal de l'AGA téléchargé sur un portail que la moitié des propriétaires n'utilisent pas.
• Les rapports de sécurité incendie ou de conformité stockés quelque part sur un disque dur.

Cette fragmentation engendre des tâches administratives supplémentaires pour les gestionnaires et de la confusion pour les propriétaires. Et elle vous rend vulnérable lorsque vous devez prouver qu'une notification a été reçue ou qu'un paiement a été effectué à temps.

Une boîte aux lettres intelligente pour tout réunir

Imaginez qu'il y ait un endroit sécurisé où tout ce qui concerne vos propriétés se trouve.
C'est ce qu'offre une boîte aux lettres intelligente.

Il s'agit d'un centre numérique unique où vous pouvez :

• Envoyer les prélèvements, les dossiers de réunion et les documents de conformité.
• Conservez les documents en toute sécurité pendant des années, prêts à être utilisés en cas d'audit ou de litige.
• Suivre qui a ouvert un document et quand.
• Permettre aux propriétaires de payer leurs cotisations en un seul prélèvement.

Pour les propriétaires, c'est tout aussi simple. Ils savent exactement où aller pour trouver ce dont ils ont besoin, qu'il s'agisse d'une facture, d'une mise à jour du règlement ou du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de l'année dernière. Pas de courriels perdus, pas de classement papier, pas de confusion.

Pourquoi cela est-il important pour votre communauté ?

Lorsque les communications sont faciles à envoyer, à recevoir et à mettre en œuvre, tout se passe plus facilement :

• Les prélèvements sont payés plus rapidement, ce qui améliore la trésorerie pour l'entretien et les réparations.
• Les propriétaires se sentent informés et confiants, ce qui réduit les litiges.
• Les responsables passent moins de temps à s'occuper de la paperasserie et plus de temps à soutenir leurs communautés.

Il ne s'agit pas seulement de passer au numérique, mais aussi d'instaurer la confiance et la transparence.

Faire le premier pas

L'idée de revoir votre communication peut sembler décourageante, mais il n'est pas nécessaire de tout faire en même temps.

Commencez par un processus qui vous cause régulièrement des maux de tête (comme le recouvrement des taxes) et voyez la différence qu'une boîte aux lettres intelligente peut faire.

Au fur et à mesure que votre équipe et votre communauté s'habituent au système, vous pouvez l'étendre pour inclure les avis de réunion, les rapports de conformité et d'autres documents essentiels.

L'avenir des strates est connecté

La gestion des strates va devenir de plus en plus complexe. Les réglementations vont se durcir, les communautés vont se développer et les attentes vont augmenter.

En adoptant aujourd'hui une méthode de gestion des communications plus intelligente et plus sûre, vous préparerez votre entreprise pour l'avenir et donnerez à vos propriétaires et à vos locataires le type de service qu'ils attendent déjà dans tous les autres domaines de leur vie.

Parce qu'en fin de compte, une bonne gestion de la copropriété n'est pas seulement une question de bâtiments.
Il s'agit d'instaurer la confiance.

Lisez notre article complet sur l'avenir des communications en copropriété.