Paie pour la main-d'œuvre de passage : Une nouvelle voie à suivre

Faire parvenir les bulletins de paie et les documents connexes au bon employé au bon moment est un défi pour toute entreprise disposant d'un effectif important.

Mais la difficulté s'accroît rapidement pour ceux qui comptent une forte proportion de travailleurs occasionnels ou de courte durée, qui sont beaucoup plus susceptibles de changer régulièrement d'adresse postale.

Quel est donc le secret d'une livraison sans problème des documents de paie pour une main-d'œuvre itinérante ? 

Le défi de la paie transitoire

Qu'il s'agisse de travaux saisonniers dans l'agriculture ou l'hôtellerie, de projets spécifiques dans la construction, l'exploitation minière ou le divertissement, ou de flexibilité dans des secteurs tels que la santé et l'éducation, les travailleurs temporaires sont essentiels à la réussite de nombreux secteurs et entreprises.

Mais pour les équipes chargées de la paie qui tentent de réunir les effectifs avec leurs fiches de paie ou leurs documents fiscaux, le suivi des travailleurs de passage peut s'avérer un défi qui prend du temps.

Même si un employé saisonnier revient travailler pour vous année après année, il y a de fortes chances qu'il habite à un endroit différent à chaque fois. Et si vous parvenez à obtenir l'adresse correcte et actuelle de vos employés à court terme, rien ne dit qu'ils y habiteront encore au moment d'envoyer leurs derniers bulletins de salaire ou leurs documents fiscaux annuels.     

Cela signifie beaucoup de temps et d'efforts perdus à tenir les dossiers à jour, à retrouver les employés lorsque leur courrier est renvoyé et à répondre aux questions des travailleurs qui n'ont jamais reçu leurs documents. 

Le secret de la simplicité révélé

Si les adresses postales des travailleurs occasionnels sont si difficiles à suivre, on pourrait penser que le secret d'une distribution de documents sans problème est de passer à l'envoi de documents par courrier électronique sous forme de pièces jointes ou de liens. Mais les travailleurs de passage peuvent changer régulièrement d'adresse électronique et de numéro de téléphone.

De plus, le courrier électronique n'est pas une méthode fiable pour transmettre des documents importants et confidentiels. Il est facile de les supprimer accidentellement, de les envoyer à la mauvaise adresse ou de les reléguer dans les dossiers de spam ou de courrier indésirable. Et ne parlons même pas de l'insécurité du courrier électronique en tant que canal de communication. Les entreprises responsables ne devraient pas encourager leurs employés ou les travailleurs occasionnels à cliquer sur les liens contenus dans les courriels.

Le véritable secret d'une paie sans problème est de permettre à vos employés de contrôler leurs propres informations et de leur donner les moyens de se servir eux-mêmes. 

Vous pouvez y parvenir en partageant les documents de paie via un espace numérique personnel et sécurisé, auquel seuls les destinataires prévus peuvent accéder en ligne ou via une application mobile. Avec la plateforme sécurisée Payreq, il vous suffit de télécharger les documents de paie au format PDF. Ceux-ci sont ensuite automatiquement partagés sur l'espace de partage privé de votre employé, et une notification est envoyée lorsque le document est accessible. 

Il n'est plus nécessaire de rechercher ou de courir après les travailleurs de passage - ils peuvent simplement accéder à leurs informations quand ils en ont besoin, où qu'ils se trouvent dans le monde. 

Conçu pour les travailleurs en déplacement

La plateforme Payreq est idéale pour les travailleurs de passage. Une fois qu'ils ont ouvert un compte gratuit, ce qui ne prend que quelques secondes, ce compte leur appartient à vie et peut les accompagner lorsqu'ils passent d'un employeur à l'autre. Vous pouvez donc les joindre dans leur espace numérique sécurisé et privé pendant des années après qu'ils ont quitté votre entreprise.

De nombreuses grandes entreprises internationales utilisent la plateforme Payreq pour la gestion des salaires. Il y a donc de fortes chances qu'un travailleur soit transféré dans une autre entreprise qui utilise également Payreq pour partager ses fiches de paie. 

Et s'ils reviennent vers vous pour la saison suivante ? Vous pourrez alors continuer à travailler.

Payreq facilite la vie des travailleurs occasionnels sur d'autres plans importants.

Remplir une déclaration d'impôts ou prouver ses revenus pour une demande de prêt peut s'avérer particulièrement complexe pour les travailleurs itinérants qui changent régulièrement d'emploi. Mais avec Payreq, tous les documents dont ils ont besoin de la part de chaque employeur peuvent être stockés en toute sécurité en un seul endroit, pour une période de sept ans. Il ne leur manquera plus jamais de bulletin de salaire, ils n'auront plus besoin de conserver des documents papier et ils n'auront plus besoin de vous appeler pour demander des réimpressions de documents.    

Donner le contrôle aux employés est le secret d'une paperasserie salariale sans douleur, et cela profite aussi bien à votre entreprise qu'à votre main-d'œuvre itinérante. 

Pour en savoir plus sur la transformation de vos processus de paie, consultez notre guide, Lepouvoir de la paie au service des citoyens.